Wie Atendo funktioniert — Anmeldung, Schichten, Automatisierung und Datenzugriff

Arbeitsregeln werden zunächst im System abgebildet. Atendo wendet sie anschließend auf Standorte, Schichten und Mitarbeitergruppen an. Saubere Sitzungen laufen ohne Eingriff durch, während Abweichungen hervorgehoben und an die zuständige Person weitergeleitet werden.

Abbilden

Unternehmensregeln einmal eingeben

Anwenden

Das System wendet sie automatisch an

Erkennen

Abweichungen werden automatisch erkannt

Anzeigen

Jeder sieht nur, was er braucht

Anmeldung zur Arbeit

Eine Anmeldemethode, die zum Arbeitsplatz passt

Ein Geschäft, ein Werk, ein Lager und ein Außendienstteam müssen nicht dasselbe Gerät oder dieselbe Anmeldemethode verwenden. Atendo vereint alle Methoden in einem System.

Mobile Anmeldung

Für Mitarbeiter mit Smartphone

BLE-Beacon

Die mobile App erkennt ein BLE-Gerät am zugelassenen Standort und erfasst die Anwesenheit, ohne einen Code zu scannen oder eine Karte vorzuhalten.

QR-Code

Der Mitarbeiter scannt einen am Eingang angebrachten QR-Code — Anmeldung mit einem Fingertipp.

NFC-Tap

Das Telefon wird an ein NFC-Tag an der Eingangstür gehalten — sofortige Anmeldung.

GPS-Anmeldung

Für Außenstandorte, an denen ein physisches Gerät nicht praktikabel ist — Anmeldung innerhalb der zugelassenen GPS-Zone.

Terminal und Karte

Für Standorte, an denen Smartphones nicht praktikabel oder nicht erlaubt sind

Der Mitarbeiter hält die Karte an das Lesegerät, und Atendo erfasst den Beginn oder das Ende der Arbeitssitzung nach den von Ihnen definierten Regeln.

Vorteile der Terminal-Anmeldung

Kein Smartphone erforderlich
Funktioniert auch ohne dauerhafte Internetverbindung
Gleicher Effekt wie mobile Anmeldung — Erfassung in Echtzeit

Terminals und Lesegeräte führender Hersteller werden unterstützt: ZKTeco · Suprema · Hikvision

Atendo mobile App — Anmeldung und Ansicht der aktiven Sitzung

Atendo mobile App — Voranmeldung von Gästen

Mobile App

Mehr als An- und Abmelden

Anmelden und Abmelden mit Echtzeitanzeige der Schicht und der verbleibenden Zeit
Gäste-Voranmeldung — Mitarbeiter melden Besucher direkt aus der App im Voraus an
Pausenverfolgung — Beginn und Ende der Pause werden mit einem Fingertipp erfasst
Abwesenheitsmeldung — Mitarbeiter melden geplante oder Außendienst-Abwesenheiten direkt aus der App

Jeder Standort kann eine andere Methode verwenden — oder eine Kombination von Methoden. Die Erfassung bleibt immer vereinheitlicht.

Standortregeln

Zuverlässige Erfassung ohne ständige Überwachung

Wenn der Arbeitsplatz eine Standortbestätigung erfordert, prüft Atendo während der aktiven Arbeitssitzung, ob sich der Mitarbeiter in der zugelassenen GPS-Zone oder in Reichweite eines BLE-Geräts befindet.

Datenschutz: Atendo erfasst oder verfolgt den Standort eines Mitarbeiters nicht außerhalb einer aktiven Arbeitssitzung.

GPS-Regeln

Für Außendienst- und Freiluftstandorte

Konfigurierbarer geografischer Radius für jeden Standort einzeln
Erkennung, wenn ein Mitarbeiter die zugelassene Zone während einer aktiven Sitzung verlässt
Erfassung der Standortgenauigkeit bei jeder Anmeldung

BLE-Beacon-Regeln

Für geschlossene Objekte

Werke, Lager, Geschäfte und Bürogebäude
Der Beacon erkennt das Telefon in Reichweite — Signalschwelle pro Standort einstellbar
Gut geeignet für Räume, in denen das GPS-Signal nicht präzise genug ist

Wenn das System erkennt, dass jemand den zugelassenen Standort während einer offenen Sitzung verlassen hat, erstellt es automatisch eine Ausnahme, die die zuständige Person prüfen kann. Der Vorgesetzte muss nicht selbst darauf achten — das System meldet es ihm.

Schichten

Von manueller Planung zur automatischen Schichtzuweisung

Atendo unterstützt unterschiedliche Automatisierungsstufen, sodass ein Unternehmen seine Arbeitsweise nicht auf einmal ändern muss. Sie können manuell beginnen, Vorlagen verwenden oder dem System die automatische Schichtzuweisung anhand der Anmeldung überlassen.

Tagesübersicht

Übersicht der Anwesenden, Schichtzuweisungen und Abweichungen für den laufenden Tag — ohne einzelne Datensätze durchzusehen.

Manuelle Planung

Der Admin legt fest, wer an welchem Tag in welcher Schicht arbeitet. Volle Kontrolle, keine Automatisierung. Passend für Unternehmen mit einem kleinen, stabilen Team und einem wechselnden Zeitplan.

Flexible Planung

Das System generiert im Voraus Schichtinstanzen für alle Mitarbeiter auf Basis einer Vorlage. Der Admin kann vor Beginn des Zeitraums Anpassungen vornehmen. Passend für Unternehmen mit einem vorhersehbaren, aber veränderlichen Zeitplan.

Automatische Schichtzuweisung bei der Anmeldung

Die Schicht wird bei jeder Anmeldung erkannt — keine Liste, keine manuelle Eingabe. Der Admin erstellt einmal eine Vorlage. Jeder Mitarbeiter, der sich anmeldet, erhält automatisch eine Schicht basierend auf der Anmeldezeit und den definierten Regeln.

Die Sollarbeitszeit wird für jeden Monat automatisch berechnet, unter Berücksichtigung der Arbeitstage und Feiertage. Es ist klar ersichtlich, wer das Soll erfüllt hat, wer darunter liegt und wer Überstunden hat.

Der Mitarbeiter meldet sich an. Das System erkennt, zu welcher Schicht er gehört. Niemand trägt eine Schicht manuell ein.

HR-Fälle

Das System erkennt die Muster. HR trifft die Entscheidungen.

Atendo verfolgt die Erfassung und erkennt Muster, die sonst bis zum Monatsende unbemerkt blieben.

Verspätungen

Ein Mitarbeiter, der innerhalb von zwei Wochen dreimal zu spät kommt

Abwesenheiten

Wiederkehrende Abwesenheiten ohne erfassten Grund

Überstunden

Übermäßige Überstunden, die eine Prüfung erfordern

Operativer Ausnahmefall oder HR-Fall?

Operativer Ausnahmefall

Eine einmalige Abweichung — eine vergessene Abmeldung, ein vorzeitiger Feierabend, eine überzogene Schicht. Das System erfasst und zeigt sie an, eskaliert sie aber nicht automatisch zu einem HR-Fall.

HR-Fall

Wenn das System ein wiederkehrendes Muster oder ein vordefiniertes Kriterium erkennt, schlägt es die Eröffnung eines HR-Falls vor. HR entscheidet, ob der Vorschlag angenommen, abgelehnt oder der zuständigen Person zugewiesen wird.

Beispiel: automatischer HR-Fallvorschlag mit KI-Analyse

Lebenszyklus eines Falls

Das System fragt zuerst den Mitarbeiter

Z. B. „Sie waren 25 Minuten zu spät — geben Sie einen Grund an." Die Antwort geht in die Fallhistorie ein, bevor HR sie überhaupt sieht.

Das System erstellt einen Fallentwurf

Keine direkte Eskalation — HR prüft und entscheidet

HR nimmt an, lehnt ab oder weist zu

Mit Frist und zuständiger Person

Der Fall wird gelöst oder eskaliert

Ein kritischer Fall hat eine Frist von 24 Stunden — wird sie überschritten, eskaliert der Fall automatisch an die zuständige Person. Die vollständige Aktionshistorie bleibt erhalten — wer was wann getan hat. Nichts geht in einer Chatnachricht oder einem mündlichen Gespräch verloren.

Das System erkennt. HR entscheidet. Jeder Schritt bleibt dokumentiert.

Sehen Sie, wie Atendo Abweichungen, HR-Fälle und die Besetzung verbindet →

Analysen für Führungskräfte

Eine Übersicht statt fünf Fragen.

Ein Vorgesetzter muss nicht wissen, wer die Abmeldung vergessen hat. Er muss wissen: Wie steht es um die Anwesenheit in diesem Monat, wo konzentrieren sich die Probleme, und kann er diesen Zahlen vertrauen?

Anwesenheits-Heatmap

Gesamtstunden

Insgesamt geleistete Stunden im Zeitraum, nach Standort, Abteilung oder Mitarbeiter

Verspätungen

Wie viele Mitarbeiter zu spät kamen und um wie viele Minuten insgesamt

Heatmap

Welche Tage und welche Standorte die größten Anwesenheitsschwankungen zeigen

Überstunden

Wie viele Überstunden und wer sie angesammelt hat

Wichtigste Erkenntnisse

Das System hebt automatisch die wichtigsten Veränderungen bei der Anwesenheit hervor — Warnungen zu Abwesenheiten, verspätete Ankünfte, verlängerte Pausen und Überstundenentwicklung — ohne dass der Vorgesetzte die Übersicht selbst zusammenstellen muss.

Ein Dashboard, das weiß, was Ihnen gehört

„Braucht Ihre Aufmerksamkeit" — eine persönliche Liste, kein allgemeiner Bericht: Ihnen zugewiesene Fälle, Vorschläge für Ihre Standorte und verpasste Fristen. Der Vorgesetzte muss nicht das ganze System durchsuchen, um zu finden, was ihm gehört.

Ihnen zugewiesen

2 HR-Fälle warten auf eine Entscheidung

Ihre Standorte

1 neuer Vorschlag — Belgrad 3

Verpasste Fristen

0 — alles im Zeitplan

Jeden Montagmorgen sendet das System eine Wochenübersicht: die größten Risiken, die größten Erfolge (Mitarbeiter, die ein Muster verbessert haben) und verpasste Fristen — nur für Ihre Standorte. Eine leere Übersicht wird nicht versendet.

Export

Alle Kennzahlen können für die weitere Planung oder zur Vorbereitung der Lohnabrechnung nach Excel oder CSV exportiert werden.

Der Zugriff auf diese Ansicht wird rollenbasiert gesteuert — nicht jeder sieht dieselben Daten.

Ein Vorgesetzter sieht Daten, die auf einheitlichen Regeln und erfassten Ereignissen beruhen, ohne sich das Bild aus Nachrichten und einzelnen Berichten zusammensetzen zu müssen.

KI-Assistent

Fragen Sie das System, statt Berichte zu durchsuchen.

Die KI liest die Daten, die bereits in Atendo vorhanden sind, und antwortet in Sekunden, statt dass ein Vorgesetzter manuell einen Bericht zusammenstellt. Erkennt sie ein Muster — etwa chronische Verspätung —, schlägt sie die Eröffnung eines HR-Falls vor, doch die Entscheidung trifft weiterhin HR.

Atendo KI-Assistent

Antwortet nur auf Basis von Daten, auf die Sie zugriffsberechtigt sind

Simulation

Dies ist eine Simulation — in Atendo fragen Sie nach Ihren tatsächlichen Daten.

Was die KI kann und nicht kann

Sie schlägt den nächsten Schritt vor — etwa die Eröffnung eines HR-Falls, wenn sie ein Muster erkennt —, aber nichts wird ausgeführt, bevor HR bestätigt. Ohne Antwort innerhalb von 15 Minuten läuft der Vorschlag einfach ab.

Die KI kann

Die KI kann nicht

Abweichungen finden

die Abrechnung eigenständig ändern

einen HR-Fall vorschlagen

einen Mitarbeiter eigenständig sanktionieren

Daten zusammenfassen

Benutzerberechtigungen umgehen

eine Wochenübersicht vorbereiten

eine Entscheidungshistorie verbergen

eine Aktion vorschlagen

eine Aktion ohne Bestätigung ausführen

Zugriffsrechte

Zugriffsrechte folgen der Verantwortung

Mitarbeiter, Standortleiter, HR, Empfang, Finanzen und Geschäftsführung nutzen dasselbe System, aber jeder sieht nur die Daten, die er für seine Arbeit benötigt.

Beispiele für Nutzerperspektiven

👤

Mitarbeiter

Eigene An- und Abmeldungen
Schichtplan und Benachrichtigungen
Voranmeldung von Gästen

🏭

Standortleiter

Anwesenheit der Mitarbeiter am eigenen Standort
Ausnahmen und Abweichungen zur Prüfung
Kein Zugriff auf andere Standorte

📋

HR-Fälle und Korrekturen der Erfassung
Abwesenheiten, Verspätungen, Überstunden
Audit-Protokoll aller Änderungen

🚪

Empfang / Pförtner

Angemeldete und aktive Besucher
An- und Abmeldung von Gästen
Kein Zugriff auf Mitarbeiterdaten

💼

Finanzen / Abrechnung

Freigegebene Daten für die Abrechnung
Monatsberichte und Export
Kein Zugriff auf das Tagesgeschäft

📊

Geschäftsführung / Management

Statistiken und Trends aller Standorte
Abweichungsanalysen nach Standort
Daten im Rahmen der zugewiesenen Berechtigungen

Rollen sind nicht auf diese Beispiele beschränkt. Atendo ermöglicht es Ihnen, genau festzulegen, welche Module, Daten und Standorte jede Rolle sehen kann und auf welche Aktionen sie Zugriff hat — Ansicht, Bearbeitung, Genehmigung oder Export. Berechtigungen werden pro Unternehmen und pro Standort festgelegt.

Wie Atendo aus der Anmeldung
einen Steuerungsprozess macht