Excel za evidenciju radnog vremena: kada je dovoljan, a kada postaje problem

Za firmu sa jednom lokacijom, stabilnim rasporedom i jednom osobom koja vodi evidenciju, Excel je najčešće sasvim dovoljan. Teškoće ne počinju na određenom broju zaposlenih. Počinju kada proces postane složeniji: više smena i lokacija, više ljudi koji unose podatke, česte zamene i ispravke.

Excel i tada može da radi. Pitanje je koliko posla traži da bi podaci u njemu ostali pouzdani, i ko taj posao radi svakog meseca.

Postoji i drugo pitanje, koje se ređe postavlja. Čak i uredna tabela samo čuva sate. Ne kaže vam ko danas nije došao, koja smena je ostala bez dovoljno ljudi, ko kasni treću nedelju zaredom ni koji sati ulaze u obračun kao noćni ili prekovremeni rad. Sve to u firmi koja radi u Excelu neko mora da otkrije sam. Ovde opisujemo šta tačno firma propušta.

Sadržaj

• Kada je Excel dovoljan
• Zašto broj zaposlenih nije dobar kriterijum
• Znaci da proces prerasta tabelu
• Kratka samoprocena
• Koliko vas tabela stvarno košta
• Šta tabela u oblaku rešava, a šta traži od vas
• Šta firma na Excelu propušta
• Kako da evidencija u Excelu bude pouzdanija
• Prelazak sa Excela korak po korak
• Česta pitanja

Kada je Excel dovoljan

Excel ima stvarne prednosti. Uglavnom je već plaćen, svi ga znaju i lako se prilagođava. Za mnoge male firme to je razuman izbor, a ne zaostatak.

Najbolje radi kada su ispunjeni sledeći uslovi:

• rad se odvija na jednoj lokaciji, ili sve lokacije vodi ista osoba;
• raspored je uglavnom isti iz dana u dan;
• prekovremeni rad, kašnjenja i odsustva su retki;
• podatke unosi i ispravlja jedna osoba;
• unos se radi isti dan, a ne na kraju meseca;
• obračun zarada nema mnogo dodataka za noćni rad, praznike i smene.

Ako ovo opisuje vašu firmu, uredan obrazac i jasno pravilo ko, kada i kako unosi podatke često su dovoljni. Možete početi od našeg besplatnog Excel obrasca za evidenciju radnog vremena, sa dnevnim unosom, karnet listom po danima i mesečnim zbirom sati.

Propisi u Srbiji ne traže određeni program. Traže da propisane evidencije imaju propisan sadržaj i da se uredno vode i čuvaju. Excel to može da podrži ako je proces oko njega dobro postavljen.

Zašto broj zaposlenih nije dobar kriterijum

Česta preporuka glasi „kada pređete deset zaposlenih, pređite na softver”. Takva granica malo govori o tome koliko je evidencija zahtevna. Količina posla zavisi od toga koliko se dani razlikuju jedan od drugog, a ne od broja redova u tabeli.

Ovo su ilustrativni primeri, a ne rezultati istraživanja. U agenciji je skoro svaki dan isti, pa se tabela retko menja. U kafićima rade četiri šefa smene, zaposleni se menjaju, a na kraju meseca neko mora da uskladi četiri različite slike istog meseca.

Znaci da proces prerasta tabelu

Kraj meseca se svodi na traženje podataka. HR pred obračun zove šefove smena i pretražuje poruke da bi utvrdio ko je radio u subotu, pa se evidencija popunjava po sećanju.

Postoji više verzija istog meseca. „Oktobar_final”, „oktobar_final_ispravljeno” i kopija iz mejla, koje neko mora da spoji.

Izmene se vide, ali ne i razlog. Excel u oblaku pokazuje ko je promenio ćeliju i kada, ali ne i zašto je 16:00 postalo 18:00 i ko je to odobrio.

Prekovremeni rad se vidi tek na obračunu. Tada može samo da se plati, a ne i da se na vreme proveri.

Tabelu razume samo jedna osoba. Pokvarena formula lako prođe nezapaženo, a odsustvo te osobe postaje rizik za obračun.

Ljudi rade tamo gde nema računara. Evidencija sa terena, iz pogona ili prodavnice stiže na papiru ili u porukama i neko je kasnije prepisuje.

Pojedinačno, većina ovih problema rešava se boljim obrascem i pravilima. Kada se nekoliko njih ponavlja svakog meseca, vredi proveriti da li tabela još uvek odgovara načinu rada. Jedan ozbiljan problem, na primer podaci kojima ne možete da verujete, može biti važniji od nekoliko manjih neprijatnosti.

Kratka samoprocena

Ovo nije naučna metoda, već pomoć da problem sagledate na jednom mestu. Označite tvrdnje koje važe za vašu firmu:

1. Imamo više lokacija ili zaposlene na terenu.
2. Radi se u smenama ili se raspored često menja.
3. Podatke unosi ili menja više ljudi.
4. Postoji više verzija evidencije za isti mesec.
5. Deo podataka unosimo naknadno, sa papira ili iz poruka.
6. Za izmene ne znamo uvek zašto su nastale i ko ih je odobrio.
7. Pred obračun redovno tražimo podatke koji nedostaju.
8. Za prekovremeni rad saznajemo tek na kraju meseca.
9. Priprema podataka za obračun traje duže nego što bi trebalo.
10. Samo jedna osoba zna kako tabela radi.

Kako da okvirno protumačite rezultat:

Tvrdnje 5, 6 i 7 govore o pouzdanosti podataka, pa i jedna od njih može biti važnija od nekoliko ostalih zajedno.

Koliko vas tabela stvarno košta

Excel ne košta ništa dodatno, ali vreme ljudi koji ga održavaju košta. Taj trošak možete grubo da procenite za desetak minuta:

mesečni trošak ≈ (sati HR-a + sati rukovodilaca + sati knjigovođe) × cena radnog sata + trošak ispravki

Uračunajte prikupljanje i spajanje tabela, traženje podataka koji nedostaju, potvrđivanje izuzetaka, usklađivanje sa obračunom i isplate koje se naknadno ispravljaju.

Primer za lanac od četiri kafića iz tabele iznad, gde svaki kafić ima svog šefa smene:

Uz prosečnu cenu radnog sata od 1.200 dinara sa porezima i doprinosima, to je oko 22.800 dinara mesečno, odnosno oko 274.000 dinara godišnje. Ispravke u isplatama nisu uračunate.

Neko će i dalje morati da odobrava izuzetke. Ali prikupljanje, spajanje i traženje podataka koji nedostaju, koji čine najveći deo ovih sati, u Atendu ne postoje kao poseban posao. Računica služi da cenu softvera poredite sa stvarnim troškom, a ne sa „besplatnim” Excelom.

Šta tabela u oblaku rešava, a šta traži od vas

Prelazak na Excel Online, Microsoft 365 ili Google Sheets česta je međustepenica i rešava samo neke dodatne situacije. Svi rade u istom fajlu, verzije se ne umnožavaju. Istorija je dostupna samo za ograničen period, pa ne zamenjuje arhivu. Uz dobre formule i uslovno formatiranje može se napraviti i pregled ko danas nije došao ili ko je prešao planirane sate.

Ostaju dve razlike. Prva je da tabela beleži ono što je neko upisao, a ne događaj. Kada šef smene upiše „07:00”, ništa u tabeli ne potvrđuje da je zaposleni tada zaista bio na poslu. Druga je da pravila, poređenje sa rasporedom i odobravanje morate sami da postavite i održavate:

Ako vam smeta samo to što kruži više kopija iste evidencije, prelazak na deljenu tabelu u oblaku je dovoljan. Ako vam treba da neko na vreme vidi kašnjenja, nedolaske i prekovremeni rad i da zna ko je odobrio koju izmenu, tabela to neće uraditi sama. To radi Atendo.

Imajte u vidu i privatnost. Tabela sa radnim vremenom svih zaposlenih, podeljena sa svim šefovima smena, znači da svako vidi podatke o svima.

Šta firma na Excelu propušta

Tabela odgovara na jedno pitanje: koliko je ko radio. Firma sa smenama i više lokacija svakog dana postavlja mnogo više pitanja, a u Excelu odgovor na svako od njih zavisi od toga da li će ga neko na vreme potražiti.

Excel može da sabere sate. Sve ostalo iz ove tabele u firmi koja radi u Excelu ili ne postoji, ili ga neko radi ručno, obično pod pritiskom roka za obračun. Razlika zato nije u tome da li se sati tačno sabiraju, nego u tome koliko kasno firma saznaje šta se dešava sa ljudima i smenama.

Kako da evidencija u Excelu bude pouzdanija

Ako ostajete na Excelu, ova pravila otklanjaju većinu uobičajenih problema:

1. Jedan fajl po mesecu, na jednom mestu, bez kopija u mejlu.
2. Jedna osoba je odgovorna za fajl, a ostali joj šalju podatke.
3. Unos se radi isti dan, najkasnije do kraja smene.
4. Ćelije sa formulama su zaključane (Review → Protect Sheet, odnosno Pregled → Zaštiti list).
5. Uz svaku izmenu ide napomena: ko, kada i zašto.
6. Vreme se svuda upisuje u istom formatu, na primer 07:30.
7. Posle obračuna mesec se čuva kao kopija samo za čitanje.
8. Rezervna kopija se pravi redovno i čuva odvojeno od fajla na kome se radi.

Poslednje pravilo je važnije nego što izgleda. Prema Zakonu o evidencijama u oblasti rada, podaci iz evidencije o zaposlenim licima i evidencije o zaradama čuvaju se trajno (čl. 7 st. 2 i čl. 25 st. 3). To se odnosi na propisane podatke, a ne automatski na svaku radnu verziju ili pomoćnu tabelu. Koje podatke evidencije moraju da sadrže objašnjavamo u tekstu o evidenciji radnog vremena prema propisima Srbije.

Naš Excel obrazac ima ujednačen format i mesečni zbir sati, pa je dobra polazna osnova. Za odsustva postoji tabela za godišnje odmore i bolovanja, a za mesta bez računara obrazac za štampu.

Prelazak sa Excela korak po korak

Ako zaključite da je vreme za promenu, ne morate menjati sve odjednom.

1. Zapišite kako evidencija danas stvarno izgleda: ko unosi podatke, kada i gde nastaju ispravke.
2. Izmerite polazno stanje, odnosno koliko sati traje priprema za obračun i koliko je ispravki mesečno. Bez toga nećete znati da li se nešto promenilo.
3. Izaberite sistem prema svom načinu rada. Pomoći će vam kriterijumi za izbor softvera i poređenje rešenja dostupnih u Srbiji.
4. Počnite sa jednom lokacijom ili grupom zaposlenih, od prvog dana u mesecu, da mesec ne bude podeljen između dva sistema.
5. Prvi mesec uporedite rezultate sa polaznim stanjem.
6. Stare tabele sačuvajte kao zaključane fajlove. Ne morate ih prenositi u novi sistem.
7. Pre početka objasnite zaposlenima šta se beleži, a šta ne, i ko vidi njihove podatke.

Česta pitanja

Da li je Excel dozvoljen za evidenciju radnog vremena u Srbiji?

Propisi ne određuju program u kome se evidencija vodi, pa Excel nije zabranjen. Ali izbor Excela sam po sebi ne znači da je evidencija ispravna. Ona mora da sadrži propisane podatke, da se uredno vodi i da se propisani podaci čuvaju trajno. Detaljnije u tekstu o evidenciji radnog vremena prema propisima Srbije.

Sa koliko zaposlenih Excel prestaje da bude dovoljan?

Ne postoji pouzdan broj. Firma sa 25 zaposlenih u jednoj kancelariji i fiksnim radnim vremenom može bez problema da vodi evidenciju u Excelu, dok lanac sa 12 zaposlenih na četiri lokacije sa smenama može imati mnogo posla oko usklađivanja. Više od broja ljudi govore broj lokacija i smena, učestalost izmena i broj osoba koje menjaju tabelu.

Da li je Google Sheets bolji od Excela za evidenciju?

Google Sheets i Excel u oblaku rešavaju isti problem: svi rade u jednom fajlu, a istorija izmena pokazuje ko je šta promenio. Nijedan sam po sebi ne potvrđuje da je prijava upisana u trenutku dolaska, niti uvodi pravila za odobravanje izmena. To morate da postavite i održavate sami.

Koliko košta prelazak sa Excela na softver za evidenciju radnog vremena?

Cena zavisi od broja zaposlenih, metoda prijave, eventualnih terminala i integracije sa obračunom zarada. Uz licencu računajte i vreme za podešavanje pravila i obuku. Da biste znali da li se isplati, uporedite to sa troškom koji već plaćate kroz vreme HR-a, rukovodilaca i knjigovođe. Formula za tu računicu je u ovom tekstu.

Mogu li da zadržim Excel posle prelaska na softver?

Da. Većina sistema, uključujući Atendo, izvozi podatke u Excel ili CSV format. Excel tada služi za izveštaje i analize, a ne kao mesto gde se podaci prvi put upisuju i ispravljaju. Mnoge firme tako zadrže postojeće izveštaje, a menja se samo način na koji podaci nastaju.

Isprobajte na jednoj lokaciji

Atendo je program za evidenciju radnog vremena za firme kojima tabela više nije dovoljna. Zaposleni se prijavljuju preko aplikacije, QR koda, kartice ili terminala. Raspored, popunjenost smena, odsustva, HR slučajevi i priprema podataka za obračun zarada nalaze se u istom sistemu, pa ih ne morate graditi i održavati u tabelama.

Prvih 30 dana je besplatno i bez automatske naplate. Isprobajte Atendo na jednoj lokaciji ili grupi zaposlenih i uporedite rezultat sa svojom tabelom. Ako želite da prvo zajedno sagledamo vaš proces, zatražite besplatnu procenu.