Propisi Republike Srbije · redakcijska provera propisa: jul 2026.
Evidencija radnog vremena nije samo tabela koja se popunjava pred obračun zarada. Ona povezuje raspored rada, stvarno ostvarene časove, prekovremeni i noćni rad, odsustva i druge podatke od kojih zavise prava zaposlenih i obaveze poslodavca.
Kada se podaci nalaze u Excelu, porukama rukovodilaca, papirnim evidencijama i odvojenom programu za obračun, kraj meseca lako postane rekonstrukcija onoga što se dogodilo.
Najvažnije ukratko: Poslodavac mora da vodi zakonom propisane evidencije, uključujući dnevnu evidenciju prekovremenog rada. Propisi ne zahtevaju jedan određeni softver ili uređaj. Zakonom određeni podaci iz evidencija o zaposlenima i zaradama čuvaju se trajno, dok fotografije, GPS zapisi i tehnički logovi ne moraju automatski imati isti rok čuvanja.
Sadržaj
- Koji propisi su relevantni?
- Šta poslodavac treba da evidentira?
- Kolike su kazne?
- Prekovremeni, noćni rad i rad na praznik
- Da li je obavezan određeni softver?
- Koliko dugo se evidencije čuvaju?
- Zaštita podataka zaposlenih
- Kako Atendo pomaže?
- Kontrolna lista
- Česta pitanja
Koji propisi su relevantni?
Obaveze se ne nalaze samo u jednom propisu:
- Zakon o evidencijama u oblasti rada uređuje vrste, sadržaj i vođenje evidencija o zaposlenima i zaradama;
- Zakon o radu uređuje radno vreme, raspored, prekovremeni rad, odmore i odsustva;
- Pravilnik o sadržaju obračuna zarade, odnosno naknade zarade propisuje podatke koje obračun treba da sadrži;
- Zakon o zaštiti podataka o ličnosti primenjuje se na obradu podataka zaposlenih.
Zvanične objave i važeće tekstove propisa treba proveriti i u Pravno-informacionom sistemu Republike Srbije, kojim upravlja JP „Službeni glasnik“. U ovom vodiču zadržani su i direktni linkovi ka čitljivim tekstovima pojedinačnih propisa na Paragrafu.
Šta poslodavac treba da evidentira?
Član 24 Zakona o evidencijama u oblasti rada odnosi se na evidenciju o zaradama zaposlenih, koja sadrži i podatke o radnom vremenu i njegovom korišćenju. To obuhvata mogući i ostvareni broj časova, efektivno izvršene časove, čekanje, zastoje i neizvršene časove za koje zaposleni prima naknadu zarade.
Pravilnik o sadržaju obračuna zarade dodatno navodi časove:
- redovnog rada prema rasporedu;
- rada na dan praznika koji je neradni dan;
- noćnog rada;
- prekovremenog rada;
- rada u smeni;
- pripravnosti;
- odsustava sa naknadom i bez naknade.
Zakon o radu propisuje i da poslodavac vodi dnevnu evidenciju o prekovremenom radu zaposlenih.
U praksi, poslodavac treba da može pouzdano da utvrdi:
- ko je radio;
- kada i koliko je radio;
- prema kom rasporedu ili smeni;
- da li je ostvaren prekovremeni, noćni ili rad na praznik;
- kada je zaposleni koristio odmor ili bio odsutan;
- koje su korekcije izvršene, ko ih je odobrio i na osnovu čega;
- na osnovu kojih podataka je pripremljen obračun zarade.
Kolike su kazne za nevođenje ili neuredno vođenje evidencija?
Prema članu 50 Zakona o evidencijama u oblasti rada, za nevođenje, neuredno vođenje ili netrajno čuvanje evidencija na koje se ta odredba odnosi propisane su sledeće novčane kazne:
| Subjekt | Novčana kazna |
|---|---|
| Pravno lice | 500.000 – 1.000.000 dinara |
| Odgovorno lice u pravnom licu | 30.000 – 50.000 dinara |
| Preduzetnik / fizičko lice sa zaposlenima | 300.000 – 500.000 dinara |
Zakon o radu posebno propisuje kazne za nevođenje dnevne evidencije o prekovremenom radu:
| Subjekt | Novčana kazna |
|---|---|
| Pravno lice | 150.000 – 300.000 dinara |
| Preduzetnik | 50.000 – 150.000 dinara |
| Odgovorno lice u pravnom licu | 10.000 – 20.000 dinara |
Ove iznose ne treba spajati u jedinstven raspon, jer se odnose na različite propise i prekršaje. Ni svaka tehnička greška ne dovodi automatski do kazne: odlučujuće je koja je konkretna obaveza povređena i koje su okolnosti slučaja.
Prekovremeni, noćni rad i rad na praznik
Prema članu 53 Zakona o radu, prekovremeni rad ne može trajati duže od osam časova nedeljno, a zaposleni ne može raditi duže od 12 časova dnevno uključujući prekovremeni rad.
Za pojedine režime rasporeda i preraspodele važe dodatna pravila. Preraspodela se, pod uslovima iz Zakona, ne smatra prekovremenim radom i može imati drugačija nedeljna ograničenja. Zato sistem ne treba samo da sabere dolaske i odlaske, već da podatke poveže sa pravilno definisanim rasporedom.
Rad između 22.00 i 6.00 smatra se noćnim radom. Prema članu 108 Zakona o radu, zaposleni ima pravo na uvećanu zaradu najmanje:
- 26% od osnovice za prekovremeni rad;
- 26% od osnovice za rad noću, ako noćni rad već nije vrednovan pri utvrđivanju osnovne zarade;
- 110% od osnovice za rad na dan praznika koji je neradni dan.
Ako su istovremeno ispunjeni uslovi za uvećanje po više osnova, procenat ne može biti niži od zbira uvećanja po svakom osnovu. Zbog toga evidencija mora pravilno da razvrsta sate, a ne samo da prikaže njihov ukupan zbir.
Da li zakon zahteva određeni uređaj ili softver?
Ne postoji jedan obavezni uređaj ili program koji svi poslodavci moraju koristiti. Zakon dopušta vođenje evidencija i sredstvima za automatsku obradu podataka, ali je poslodavac odgovoran za tačnost evidencije koju vodi.
Kompanija može koristiti:
- papir;
- Excel;
- terminal i kartice;
- mobilnu aplikaciju;
- QR ili NFC;
- BLE uređaje;
- GPS potvrdu prijave;
- kombinaciju više metoda.
Izbor treba da odgovara organizaciji rada, a obrada podataka mora biti zakonita, srazmerna i bezbedna.
Da li je Excel dovoljan?
Excel može biti dovoljan malom timu sa jednom lokacijom i stabilnim rasporedom. Problem nastaje kada više ljudi menja dokument, podaci stižu naknadno, postoje različite verzije i nema pouzdanog traga ko je izvršio korekciju.
Dakle, pitanje nije da li je Excel dozvoljen, već da li proces obezbeđuje tačne, uredne, dostupne i zaštićene podatke.
Vodite evidenciju u Excelu ili na papiru? Preuzmite besplatan Atendo Excel obrazac za evidenciju radnog vremena sa automatskim mesečnim zbirom sati, ili obrazac za štampu za ručno potpisivanje zaposlenih.
Koliko dugo se evidencije čuvaju?
Zakon o evidencijama u oblasti rada propisuje trajno čuvanje zakonom određenih podataka iz evidencije o zaposlenima i evidencije o zaradama.
To ne znači da se svaki prateći tehnički podatak mora čuvati trajno. Fotografije, detaljni lokacijski podaci i sistemski logovi mogu imati posebne svrhe i rokove čuvanja. Za njih treba primeniti načelo ograničenja čuvanja iz propisa o zaštiti podataka.
Zaštita podataka zaposlenih
Podaci o prijavama, odjavama, fotografijama i lokaciji predstavljaju podatke o ličnosti. Njihova obrada mora imati jasno određenu svrhu i odgovarajući pravni osnov.
Pravni osnov zavisi od konkretne obrade. To može biti ispunjenje pravne obaveze ili, kada su ispunjeni uslovi i izvršena odgovarajuća procena, legitimni interes. Saglasnost zaposlenog treba koristiti oprezno jer odnos poslodavca i zaposlenog otvara pitanje da li je pristanak zaista dobrovoljan.
Poslodavac treba da:
- prikuplja samo podatke koji su potrebni;
- odredi ko ima pristup;
- primeni odgovarajuće mere zaštite;
- utvrdi rokove čuvanja;
- omogući postupak pristupa i ispravke;
- zaposlenom pruži propisane informacije u rokovima i na način utvrđen zakonom.
Kada se podaci prikupljaju od zaposlenog, informacije iz člana 23 Zakona o zaštiti podataka o ličnosti pružaju se u trenutku prikupljanja. Obaveštenje, između ostalog, treba da objasni identitet rukovaoca, svrhu i pravni osnov, primaoce ili grupe primalaca, rok čuvanja, prava zaposlenog i mogućnost podnošenja pritužbe Povereniku.
Posebnu pažnju zahtevaju GPS, fotografije i biometrija. Biometrijski podaci koji se obrađuju radi jedinstvene identifikacije predstavljaju posebnu vrstu podataka i zahtevaju dodatni pravni osnov i uslove za obradu. Potvrda prijave na dozvoljenoj lokaciji nije isto što i neprekidno praćenje kretanja.
Kako Atendo pomaže?
Atendo omogućava kompaniji da kombinuje mobilnu aplikaciju, QR, NFC, BLE, GPS i terminale, a zatim događaje poveže sa smenama, lokacijama i pravilima rada.
Sistem može da izdvoji zaboravljenu odjavu, nedolazak, prerani odlazak ili drugo definisano odstupanje u listu Zahteva proveru. Kada se odstupanje ponovi prema kriterijumu koji je kompanija definisala, može se povezati sa HR slučajem — odgovorna osoba proverava okolnosti i donosi odluku.
Atendo ne donosi pravilnik umesto poslodavca, ne bira pravni osnov obrade i ne garantuje usklađenost samim korišćenjem softvera. Pomaže da se pravila koja je kompanija usvojila primenjuju doslednije i da podaci budu objedinjeni i proverljivi.
Više o metodama i toku podataka pročitajte na stranici Evidencija radnog vremena, u kompletnom vodiču za evidenciju radnog vremena i na stranici Kako Atendo radi.
Obavezno, preporučeno ili zavisi od procesa?
| Element | Status |
|---|---|
| Vođenje evidencije o radnom vremenu i zaradama | Obavezno |
| Dnevno evidentiranje prekovremenog rada | Obavezno |
| Trajno čuvanje zakonom određenih evidencija | Obavezno |
| Pružanje propisanih informacija zaposlenom o obradi podataka | Obavezno |
| Korišćenje tačno određenog softvera ili uređaja | Nije propisano — zavisi od procesa |
| Trag ko je i kada izvršio korekciju prijave | Nije eksplicitno propisano, ali preporučeno radi dokazivanja |
| Rok čuvanja fotografija, GPS i tehničkih logova | Zavisi od svrhe — ograničeno, ne trajno |
Kontrolna lista za poslodavca
- Da li su vrste radnog vremena i odsustava jasno definisane?
- Da li se prekovremeni rad vodi dnevno?
- Da li su smene i tolerancije pravilno podešene?
- Da li postoji postupak za ispravku pogrešne prijave?
- Da li se vidi ko je i kada izvršio korekciju?
- Da li zaposleni znaju koji se podaci prikupljaju?
- Da li su rokovi čuvanja definisani po vrstama podataka?
- Da li su pristupi ograničeni prema ulozi?
- Da li se podaci za obračun proveravaju pre izvoza?
- Da li isti proces važi na svim uporedivim lokacijama?
Ovu listu možete koristiti i van teksta — preuzmite PDF verziju za internu proveru evidencije radnog vremena.
Kontrolnu listu možete popuniti tokom interne provere i zabeležiti odgovorne osobe i naredne korake.
Preuzmite besplatnu PDF kontrolnu listu. Sadrži zakonske i organizacione provere, kao i prostor za status, odgovornu osobu i napomene. Preuzmite PDF kontrolnu listu.
Česta pitanja o evidenciji radnog vremena i Zakonu o radu
Da li je elektronska evidencija radnog vremena obavezna?
Ne. Propisi zahtevaju vođenje odgovarajućih evidencija, ali ne propisuju jedan obavezan softver ili uređaj za sve poslodavce. Poslodavac bira način vođenja i odgovara za tačnost podataka.
Da li je Excel dozvoljen za evidenciju radnog vremena?
Jeste, ako omogućava tačne, uredne, dostupne i zaštićene podatke. Rizik raste kada postoji više verzija dokumenta, naknadni unos, više lokacija ili nejasna istorija korekcija. Za uredan format možete koristiti gotov Excel obrazac za evidenciju radnog vremena.
Da li poslodavac mora svakodnevno da evidentira prekovremeni rad?
Da. Zakon o radu izričito propisuje vođenje dnevne evidencije o prekovremenom radu zaposlenih.
Koliko dugo se čuvaju podaci o radnom vremenu?
Zakonom određeni podaci iz evidencija o zaposlenima i zaradama čuvaju se trajno. To ne znači da se fotografije, GPS podaci i svi tehnički logovi čuvaju trajno; njihov rok zavisi od svrhe i propisa o zaštiti podataka.
Da li korišćenje softvera automatski znači da je poslodavac usklađen sa zakonom?
Ne. Softver može pomoći da se evidencija vodi doslednije, ali poslodavac i dalje mora da definiše pravila, pravni osnov obrade, pristupe, rokove čuvanja i postupke kontrole.
Zaključak
Dobra evidencija ne postoji samo zbog propisa. Ona smanjuje greške, štiti prava zaposlenih i daje HR-u i rukovodiocima pouzdanu osnovu za obračun i odluke.
Želite da proverite kako bi Atendo primenio vaše smene, lokacije i pravila evidencije? Zakažite besplatnu Atendo procenu.
Napomena: Tekst je informativnog karaktera i ne predstavlja pravni savet. Odgovarajuća primena zavisi od organizacije rada, internih akata, konkretnih obrada podataka i drugih okolnosti poslodavca. Tekst je namenjen poslodavcima koji posluju prema propisima Republike Srbije; za druge države potrebna je lokalno prilagođena verzija.