Atendo tim · Objavljeno 21. oktobar 2026.
Za firmu sa jednom lokacijom, stabilnim rasporedom i jednom osobom koja vodi evidenciju, Excel je najčešće sasvim dovoljan. Teškoće ne počinju na određenom broju zaposlenih. Počinju kada proces postane složeniji: više smjena i lokacija, više ljudi koji unose podatke, česte zamjene i ispravke.
Excel i tada može da radi. Pitanje je koliko posla traži da bi podaci u njemu ostali pouzdani, i ko taj posao radi svakog mjeseca.
Postoji i drugo pitanje, koje se rjeđe postavlja. Čak i uredna tabela samo čuva sate. Ne kaže vam ko danas nije došao, koja smjena je ostala bez dovoljno ljudi, ko kasni treću sedmicu zaredom ni koji sati ulaze u obračun kao noćni ili prekovremeni rad. Sve to u firmi koja radi u Excelu neko mora da otkrije sam. Ovdje opisujemo šta tačno firma propušta.
Excel ima stvarne prednosti. Uglavnom je već plaćen, svi ga znaju i lako se prilagođava. Za mnoge male firme to je razuman izbor, a ne zaostatak.
Najbolje radi kada su ispunjeni sljedeći uslovi:
Ako ovo opisuje vašu firmu, uredan obrazac i jasno pravilo ko, kada i kako unosi podatke često su dovoljni. Možete početi od našeg besplatnog Excel obrasca za evidenciju radnog vremena, sa dnevnim unosom, karnet listom po danima i mjesečnim zbirom sati.
Zakon o radu Crne Gore ne propisuje određeni program. Traži da poslodavac vodi evidenciju o zaposlenima i prisutnosti na radu, kao i mjesečnu evidenciju o zaradi. Excel to može da podrži ako je proces oko njega dobro postavljen.
Česta preporuka glasi „kada pređete deset zaposlenih, pređite na softver”. Takva granica malo govori o tome koliko je evidencija zahtjevna. Količina posla zavisi od toga koliko se dani razlikuju jedan od drugog, a ne od broja redova u tabeli.
| Firma | Zaposleni | Lokacije | Raspored | Kako Excel obično prolazi |
|---|---|---|---|---|
| Računovodstvena agencija | 25 | 1 | fiksno 8–16h | Uglavnom bez većih problema |
| Lanac od 4 kafića | 12 | 4 | smjene, česte zamjene | Zahtijeva mnogo usklađivanja |
| Servisna firma | 8 | teren | svaki dan drugačiji | Teško bez dodatnih pravila |
| Proizvodni pogon | 60 | 1 | 3 smjene, prekovremeni | Moguće, ali uz znatno održavanje |
Ovo su ilustrativni primjeri, a ne rezultati istraživanja. U agenciji je skoro svaki dan isti, pa se tabela rijetko mijenja. U kafićima rade četiri šefa smjene, zaposleni se mijenjaju, a na kraju mjeseca neko mora da uskladi četiri različite slike istog mjeseca.
Kraj mjeseca se svodi na traženje podataka. HR pred obračun zove šefove smjena i pretražuje poruke da bi utvrdio ko je radio u subotu, pa se evidencija popunjava po sjećanju.
Postoji više verzija istog mjeseca. „Oktobar_final”, „oktobar_final_ispravljeno” i kopija iz mejla, koje neko mora da spoji.
Izmjene se vide, ali ne i razlog. Excel u oblaku pokazuje ko je promijenio ćeliju i kada, ali ne i zašto je 16:00 postalo 18:00 i ko je to odobrio.
Prekovremeni rad se vidi tek na obračunu. Tada može samo da se plati, a ne i da se na vrijeme provjeri.
Tabelu razumije samo jedna osoba. Pokvarena formula lako prođe nezapaženo, a odsustvo te osobe postaje rizik za obračun.
Ljudi rade tamo gdje nema računara. Evidencija sa terena, iz pogona ili prodavnice stiže na papiru ili u porukama i neko je kasnije prepisuje.
Pojedinačno, većina ovih problema rješava se boljim obrascem i pravilima. Kada se nekoliko njih ponavlja svakog mjeseca, vrijedi provjeriti da li tabela još uvijek odgovara načinu rada. Jedan ozbiljan problem, na primjer podaci kojima ne možete da vjerujete, može biti važniji od nekoliko manjih neprijatnosti.
Ovo nije naučna metoda, već pomoć da problem sagledate na jednom mjestu. Označite tvrdnje koje važe za vašu firmu:
Kako da okvirno protumačite rezultat:
| Označeno | Okvirno tumačenje |
|---|---|
| 0–2 | Excel vam vjerovatno dobro služi. Vrijedi ga samo urediti (vidi pravila ispod). |
| 3–5 | Tabela radi, ali vjerovatno traži dosta održavanja. Izračunajte koliko vas to košta. |
| 6 i više | Vrijedi ozbiljno provjeriti da li vam treba drugačiji proces ili alat. |
Tvrdnje 5, 6 i 7 govore o pouzdanosti podataka, pa i jedna od njih može biti važnija od nekoliko ostalih zajedno.
Excel ne košta ništa dodatno, ali vrijeme ljudi koji ga održavaju košta. Taj trošak možete grubo da procijenite za desetak minuta:
mjesečni trošak ≈ (sati HR-a + sati rukovodilaca + sati knjigovođe) × cijena radnog sata + trošak ispravki
Uračunajte prikupljanje i spajanje tabela, traženje podataka koji nedostaju, potvrđivanje izuzetaka, usklađivanje sa obračunom i isplate koje se naknadno ispravljaju.
Primjer za lanac od četiri kafića iz tabele iznad, gdje svaki kafić ima svog šefa smjene:
| Stavka | Sati mjesečno |
|---|---|
| HR: prikupljanje i provjera tabela | 8 |
| Šefovi smjena: potvrde i ispravke (4 × 2 sata) | 8 |
| Knjigovođa: usklađivanje sa obračunom | 3 |
| Ukupno | 19 sati |
Uz prosječnu cijenu radnog sata od 8 eura sa porezima i doprinosima, to je oko 152 eura mjesečno, odnosno oko 1.820 eura godišnje. Ispravke u isplatama nisu uračunate.
Neko će i dalje morati da odobrava izuzetke. Ali prikupljanje, spajanje i traženje podataka koji nedostaju, koji čine najveći dio ovih sati, u Atendu ne postoje kao poseban posao. Računica služi da cijenu softvera poredite sa stvarnim troškom, a ne sa „besplatnim” Excelom.
Prelazak na Excel Online, Microsoft 365 ili Google Sheets česta je međustepenica i rješava samo neke dodatne situacije. Svi rade u istom fajlu, verzije se ne umnožavaju. Istorija izmjena je dostupna samo za ograničen period, pa ne zamjenjuje arhivu. Uz dobre formule i uslovno formatiranje može se napraviti i pregled ko danas nije došao ili ko je prešao planirane sate.
Ostaju dvije razlike. Prva je da tabela bilježi ono što je neko upisao, a ne događaj. Kada šef smjene upiše „07:00”, ništa u tabeli ne potvrđuje da je zaposleni tada zaista bio na poslu. Druga je da pravila, poređenje sa rasporedom i odobravanje morate sami da postavite i održavate:
| Šta vam treba | Tabela u oblaku | Atendo |
|---|---|---|
| Jedan izvor podataka | Da | Da |
| Ko je, šta i kada promijenio | Da, kroz istoriju izmjena | Da, trajno uz svaku sesiju |
| Zašto je promijenjeno i ko je odobrio | Uz posebnu kolonu i pravilo koje svi poštuju | Odsustva i korekcije prolaze kroz odobravanje |
| Potvrda da je prijava stvarno nastala na mjestu rada | Ne, upisuje se ručno | Da |
| Poređenje sa rasporedom | Uz povezivanje dvije tabele i formule | Da, automatski |
| Upozorenje na kašnjenje ili prekovremeni rad | Neko mora redovno da otvara tabelu i ručno poredi podatke sa rasporedom | Sistem sam izdvaja takve slučajeve i obavještava odgovornu osobu |
| Svako vidi samo svoje podatke | Uz podjelu na više fajlova ili složena podešavanja | Prava pristupa po ulozi |
| Zaštita od gubitka podataka | Sinhronizacija smanjuje rizik, ali nije nezavisna rezervna kopija | Da, uz automatsku rezervnu kopiju, kontrolu pristupa i enkripciju podataka |
| Trošak i uvođenje | Nema licence, ali izrada i održavanje traže vrijeme | Licenca, uz podršku Atendo tima pri podešavanju pravila, kreiranju naloga i obuci korisnika |
Ako vam smeta samo to što kruži više kopija iste evidencije, prelazak na dijeljenu tabelu u oblaku je dovoljan. Ako vam treba da neko na vrijeme vidi kašnjenja, nedolaske i prekovremeni rad i da zna ko je odobrio koju izmjenu, tabela to neće uraditi sama. To radi Atendo.
Imajte u vidu i privatnost. Tabela sa radnim vremenom svih zaposlenih, podijeljena sa svim šefovima smjena, znači da svako vidi podatke o svima.
Tabela odgovara na jedno pitanje: koliko je ko radio. Firma sa smjenama i više lokacija svakog dana postavlja mnogo više pitanja, a u Excelu odgovor na svako od njih zavisi od toga da li će ga neko na vrijeme potražiti.
| Situacija | U Excelu | U Atendu |
|---|---|---|
| Početak smjene | Da neko nije došao saznajete kada ga neko primijeti ili kada pozove | Odgovorna osoba odmah vidi nedolazak i kašnjenje i dobija obavještenje |
| Popunjenost smjena | Da je smjena ostala bez dovoljno ljudi vidite tek kada se to desi | Za svaki objekat i smjenu definišete koliko ljudi treba, a sistem pokazuje gdje nedostaju i zbog čega: bolovanje, odmor ili nedolazak |
| Godišnji odmori i odsustva | Zahtjev stiže porukom ili na papiru, a odobreno odsustvo se ručno prepisuje u više tabela | Zaposleni šalje zahtjev iz aplikacije, rukovodilac ga odobrava, a odsustvo se samo uračunava u sate i u popunjenost smjena. Pravo na godišnji odmor i preneseni dani vide se na jednom mjestu |
| Ponovljena kašnjenja i nedolasci | Primijeti ih onaj ko ih zapamti | Sistem prepoznaje obrasce, kao što su hronično kašnjenje, ponovljeni nedolasci ili prekomjerni prekovremeni rad, i predlaže HR slučaj sa podacima. Odluku donosi HR |
| Izvještaji i analitika | Pivot tabele i formule koje neko mora da napravi i održava | Gotovi pregledi kašnjenja, prekovremenog rada i odsustava po danu, sedmici i mjesecu, po objektu i zaposlenom. AI asistentu možete postaviti pitanje o svojim podacima |
| Kraj mjeseca | Sabiranje, traženje podataka koji nedostaju i usklađivanje sa knjigovođom | Prije zaključavanja perioda sistem izlistava šta nije u redu: nedostajuće odjave, odsustva koja čekaju odobrenje, ručne korekcije, prekovremeni rad preko limita |
| Obračun zarada | Sati se ručno razvrstavaju na redovne, prekovremene, noćne i praznične | Sati su već razvrstani po vrstama i osnovima za uvećanje, uključujući banku sati kod preraspodjele. Zaključan period ide u Excel ili direktno u program za obračun preko API-ja |
Excel može da sabere sate. Sve ostalo iz ove tabele u firmi koja radi u Excelu ili ne postoji, ili ga neko radi ručno, obično pod pritiskom roka za obračun. Razlika zato nije u tome da li se sati tačno sabiraju, nego u tome koliko kasno firma saznaje šta se dešava sa ljudima i smjenama.
Ako ostajete na Excelu, ova pravila otklanjaju većinu uobičajenih problema:
Posljednje pravilo je važnije nego što izgleda. Zakon o radu obavezuje poslodavca da vodi evidenciju o zaposlenima, koja obuhvata i prisutnost na radu (čl. 19 st. 1 tač. 7), i mjesečnu evidenciju o zaradi i naknadi zarade (čl. 107). Rok čuvanja u dijelu zakona koji smo pregledali nije izričito propisan, pa ga je dobro utvrditi uz pravnog savjetnika. Više o tome pišemo u tekstu o evidenciji radnog vremena prema Zakonu o radu Crne Gore.
Naš Excel obrazac ima ujednačen format i mjesečni zbir sati, pa je dobra polazna osnova. Za odsustva postoji tabela za godišnje odmore i bolovanja, a za mjesta bez računara obrazac za štampu.
Ako zaključite da je vrijeme za promjenu, ne morate mijenjati sve odjednom.
Zakon o radu ne određuje program u kome se evidencija vodi, pa Excel nije zabranjen. Ali izbor Excela sam po sebi ne znači da je evidencija ispravna. Poslodavac mora da vodi evidenciju o zaposlenima i prisutnosti na radu i mjesečnu evidenciju o zaradi, i odgovara za tačnost tih podataka. Detaljnije u tekstu o evidenciji radnog vremena prema Zakonu o radu Crne Gore.
Ne postoji pouzdan broj. Firma sa 25 zaposlenih u jednoj kancelariji i fiksnim radnim vremenom može bez problema da vodi evidenciju u Excelu, dok lanac sa 12 zaposlenih na četiri lokacije sa smjenama može imati mnogo posla oko usklađivanja. Više od broja ljudi govore broj lokacija i smjena, učestalost izmjena i broj osoba koje mijenjaju tabelu.
Google Sheets i Excel u oblaku rješavaju isti problem: svi rade u jednom fajlu, a istorija izmjena pokazuje ko je šta promijenio. Nijedan sam po sebi ne potvrđuje da je prijava upisana u trenutku dolaska, niti uvodi pravila za odobravanje izmjena. To morate da postavite i održavate sami.
Cijena zavisi od broja zaposlenih, metoda prijave, eventualnih terminala i integracije sa obračunom zarada. Uz licencu računajte i vrijeme za podešavanje pravila i obuku. Da biste znali da li se isplati, uporedite to sa troškom koji već plaćate kroz vrijeme HR-a, rukovodilaca i knjigovođe. Formula za tu računicu je u ovom tekstu.
Da. Većina sistema, uključujući Atendo, izvozi podatke u Excel ili CSV format. Excel tada služi za izvještaje i analize, a ne kao mjesto gdje se podaci prvi put upisuju i ispravljaju. Mnoge firme tako zadrže postojeće izvještaje, a mijenja se samo način na koji podaci nastaju.
Atendo je program za evidenciju radnog vremena za firme kojima tabela više nije dovoljna. Zaposleni se prijavljuju preko aplikacije, QR koda, kartice ili terminala. Raspored, popunjenost smjena, odsustva, HR slučajevi i priprema podataka za obračun zarada nalaze se u istom sistemu, pa ih ne morate graditi i održavati u tabelama.
Prvih 30 dana je besplatno i bez automatske naplate. Isprobajte Atendo na jednoj lokaciji ili grupi zaposlenih i uporedite rezultat sa svojom tabelom. Ako želite da prvo zajedno sagledamo vaš proces, zatražite besplatnu procjenu.