Kako izabrati softver za evidenciju radnog vremena: 10 ključnih kriterijuma

Najbolji softver za evidenciju radnog vremena nije onaj sa najdužim spiskom funkcija, već onaj koji rješava konkretne probleme kompanije i uklapa se u njen način rada.

Prodavnica, proizvodni pogon, kancelarija i terenski tim nemaju iste potrebe. Negdje je najbrži terminal sa karticom, negdje mobilna prijava, a u složenijoj organizaciji potrebna je kombinacija više metoda.

Prije nego što zatražite ponudu, definišite šta sistem treba da riješi, ko će ga koristiti i koje podatke treba da pripremi za HR i obračun zarada. Osnovne pojmove i pregled metoda objašnjavamo u kompletnom vodiču za evidenciju radnog vremena.

Ovih deset kriterijuma pomoći će vam da različite ponuđače ocijenite prema istim pravilima, umjesto prema utisku sa prodajne prezentacije.

Sadržaj

1. Način rada kompanije
2. Metode evidentiranja
3. Smjene i pravila
4. Odstupanja i korekcije
5. Izveštaji i obračun
6. Integracije
7. Prava pristupa
8. Privatnost
9. Rad bez interneta
10. Uvođenje i podrška

• Česta pitanja

Kada je vrijeme za softver za evidenciju radnog vremena?

Excel ili papir mogu biti dovoljni dok je proces jednostavan. Namjenski sistem postaje opravdan kada se ponavljaju problemi kao što su:

• podaci stižu iz više objekata i u različitim formatima;
• zaposleni rade u smjenama ili mijenjaju lokacije;
• rukovodioci potvrđuju izuzetke porukama;
• HR pred obračun traži nedostajuće prijave;
• korekcije nemaju jasan trag;
• neplanirani prekovremeni rad vidi se tek na kraju mjeseca;
• postoje terenski zaposleni;
• različite grupe moraju koristiti različite metode prijave;
• menadžment nema jedinstven pregled svih lokacija.

Ako se administracija svakog mjeseca ponavlja na isti način, problem vjerovatno nije nedostatak još jedne tabele, već nedostatak uređenog procesa.

1. Počnite od načina rada, ne od uređaja

Prije razgovora sa ponuđačem popišite:

• broj zaposlenih;
• broj i vrste lokacija;
• režime rada;
• postojeće smjene;
• terenske i mobilne timove;
• zaposlene koji ne smiju ili ne mogu koristiti telefon;
• ko provjerava odstupanja;
• ko priprema podatke za obračun.

Tek nakon toga birajte terminal, karticu, QR, NFC, BLE ili GPS.

2. Softver mora da podrži odgovarajuće metode evidentiranja

Sistem bi trebalo da podrži metode koje odgovaraju vašim grupama zaposlenih:

Važno je da svi događaji, bez obzira na metod, završavaju u jedinstvenoj evidenciji.

Specifičnosti po djelatnosti detaljnije pokrivamo u rješenjima za maloprodaju, proizvodnju i terenske ekipe.

3. Smjene moraju biti više od kalendara

Program treba da razlikuje:

• planiranu smjenu;
• stvarno vrijeme prijave i odjave;
• toleranciju dolaska;
• smjenu koja prelazi preko ponoći;
• zamjenu ili naknadnu promjenu;
• prekovremeni rad;
• odsustvo i nedolazak.

Ako sistem samo čuva vrijeme prijave, HR i dalje mora ručno da tumači šta se dogodilo.

Primjer iz prakse: Ako smjena počinje u 8.00, a kompanija dozvoljava toleranciju od pet minuta, prijava u 8.04 prolazi kao uredna. Prijava u 8.06 označava se kao kašnjenje, dok sistem zadržava stvarno vrijeme dolaska. Način obračuna kašnjenja zavisi od pravila koja je kompanija definisala.

4. Kako dobar sistem rješava odstupanja

Softver ne treba da ostavi HR-u otvorene prijave i hiljade redova koje mora ručno da pregleda. Potrebno je da jasno izdvoji situacije koje nisu usklađene sa rasporedom i pravilima kompanije.

U Atendu taj proces izgleda ovako:

• zaboravljena odjava ili nepotpuna sesija ulazi u listu Zahtijeva provjeru;
• nedolazak ili drugo važno odstupanje prikazuje se odgovornom rukovodiocu;
• rukovodilac vidi samo zaposlene, timove i lokacije za koje je ovlašten;
• obrazloženje i korekcija prolaze kroz definisan postupak;
• ostaje digitalni trag ko je, kada i zbog čega promijenio podatak;
• ponavljajuća odstupanja mogu biti izdvojena kao predlog HR slučaja, ali odluku donosi HR.

Tako rukovodilac ne pregleda sve zaposlene, već samo situacije u kojima je potrebna njegova reakcija.

5. Izveštaji treba da prate poslovni proces

Prije kupovine zatražite primjer izvještaja koji će HR zaista koristiti.

Provjerite da li možete da dobijete pregled:

• po zaposlenom, timu, lokaciji i periodu;
• redovnih, prekovremenih i drugih relevantnih sati;
• kašnjenja, nedolazaka i nepotpunih prijava;
• planirane i stvarno ostvarene smjene;
• izvršenih korekcija;
• podataka pripremljenih za računovodstvo ili program za obračun.

Ne želite da rukovodioci svakodnevno pregledaju kompletne izvještaje? Pogledajte kako Atendo radi i kako odstupanja postaju HR slučajevi koji zahtijevaju provjeru.

6. Integracija nije isto što i izvoz u Excel

Excel ili CSV izvoz može biti sasvim dovoljan ako računovodstvo jednom mjesečno uvozi standardizovan fajl.

API ili direktna integracija ima smisla kada:

• se podaci razmenjuju često;
• kompanija ima veliki broj zaposlenih;
• ručni uvoz stvara rizik od greške;
• HR, ERP ili obračunski sistem treba automatski da šalje ili prima podatke.

Prije ugovora utvrdite šta je uključeno u licencu, a šta se posebno razvija i naplaćuje.

7. Prava pristupa i istorija izmena

Nije potrebno da svaki rukovodilac vidi sve zaposlene i sve lokacije.

Program treba da omogući:

• pristup prema ulozi;
• ograničenje na određeni tim ili lokaciju;
• zaposlenom uvid u sopstvene podatke;
• istoriju korekcija;
• podatak ko je odobrio promjenu;
• izvoz samo za ovlaštene korisnike.

U slučaju inspekcijskog nadzora nad primjenom Zakona o radu, istorija izmena pomaže poslodavcu da pokaže ko je, kada i na osnovu čega korigovao podatke. Ona sama po sebi nije dokaz potpune usklađenosti, ali čini evidenciju provjerljivijom i smanjuje prostor za naknadne neobjašnjene izmene.

8. Privatnost se procjenjuje prema metodi

Kartica, fotografija, GPS i biometrija nemaju isti uticaj na privatnost.

Pitajte:

• koje podatke sistem prikuplja;
• kada ih prikuplja;
• gdje se čuvaju;
• ko im pristupa;
• koliko dugo se čuvaju;
• može li se svrha postići manje invazivnom metodom;
• da li se lokacija koristi samo pri prijavi ili tokom aktivne sesije;
• kako zaposleni ostvaruje pravo na pristup i ispravku.

9. Kako sistem radi kada internet ili uređaj otkažu

U realnom radu dešavaju se prekidi.

Potrebno je znati:

• da li terminal radi bez stalne internet veze;
• kako se podaci naknadno sinhronizuju;
• šta se dešava sa duplom prijavom;
• kako se mijenja neispravan uređaj;
• postoji li rezervna metoda;
• kako se bilježi ručna korekcija.

10. Uvođenje i podrška važniji su od demonstracije

Demonstracija pokazuje idealan scenario. Uvođenje pokazuje da li će sistem stvarno raditi u vašoj kompaniji.

Dogovorite:

• ko priprema spisak zaposlenih i lokacija;
• ko definiše pravila;
• ko podešava smjene;
• ko obučava zaposlene i rukovodioce;
• ko rješava početne greške;
• koliko traje pilot;
• kako se mjeri uspjeh;
• kako izgleda postepeno uvođenje po lokacijama.

Kako se formira cijena?

Ukupan trošak može uključivati:

• mjesečnu ili godišnju licencu;
• cijenu po aktivnom zaposlenom;
• terminale, kartice i dodatnu opremu;
• instalaciju i podešavanje;
• obuku;
• integracije;
• dodatni prostor za fotografije i dokumente;
• podršku;
• lokalnu instalaciju ili sopstveni server.

Zato najniža cijena licence ne mora značiti i najniži ukupni trošak. Tražite ponudu koja jasno razdvaja jednokratne i periodične stavke.

Na šta treba obratiti pažnju: Osnovna licenca često nije jedini trošak. Prije odluke tražite jasno razdvojene cijene licence, opreme, uvođenja, podrške, dodatnog prostora i integracije sa računovodstvenim, ERP ili programom za obračun zarada. Posebno provjerite da li se prilagođavanje formata ili API integracija dodatno naplaćuju.

Matrica za brzu procjenu

Ocijenite svakog ponuđača od 1 do 5:

Najbolji izbor nije nužno proizvod sa najvišom ocjenom u svakoj kategoriji, već onaj koji najbolje rješava kriterijume sa najvećom važnošću za vašu kompaniju.

Primjer poređenja tri softverska rješenja prema ponderisanim kriterijumima. Preuzmite matricu i unesite svoje ponuđače i ocjene.

Preuzmite besplatnu Excel matricu za poređenje ponuđača. Unesite ocjene za tri softverska rješenja i automatski izračunajte ponderisani rezultat svakog ponuđača. Preuzmite matricu.

Crvene zastavice pri izboru

Budite oprezni ako:

• ponuđač ne može da pokaže postupak korekcije;
• svi korisnici imaju preširok pristup;
• ne postoji istorija izmena;
• nije jasno gdje se podaci čuvaju;
• GPS se predstavlja kao stalno praćenje bez jasne svrhe;
• integracija se obećava bez definisanog obima i cijene;
• pilot nema mjerljive ciljeve;
• sistem zahtijeva da promijenite cio proces prije nego što ga isprobate.

Česta pitanja o izboru softvera za evidenciju radnog vremena

Koji je najvažniji kriterijum pri izboru softvera?

Najvažnije je da softver podržava stvarni način rada kompanije: smjene, lokacije, terenski rad, pravila i postupak rješavanja odstupanja. Veliki broj funkcija nema vrijednost ako HR i rukovodioci i dalje moraju ručno da tumače podatke.

Da li je Excel dovoljan za malu firmu?

Može biti dovoljan za mali tim sa jednom lokacijom, stabilnim rasporedom i malim brojem korekcija. Namjenski sistem postaje opravdan kada postoji više smjena ili lokacija, podaci kasne, više ljudi mijenja tabelu ili HR svakog mjeseca ponavlja iste provjere. Za uredan format možete koristiti besplatan Excel obrazac za evidenciju radnog vremena, obrazac za štampu ili tabelu za praćenje godišnjih odmora i bolovanja.

Koliko košta softver za evidenciju radnog vremena?

Cijena zavisi od broja zaposlenih, izabranih modula, metoda evidentiranja, terminala, obuke, podrške i potrebnih integracija. Zato treba porediti ukupan trošak korišćenja, a ne samo cijenu mjesečne licence.

Da li svi zaposleni moraju koristiti isti način prijavljivanja?

Ne. Jedan sistem može kombinovati terminale i NFC kartice u proizvodnji, mobilnu aplikaciju za terenske ekipe i QR, BLE ili GPS potvrdu na drugim lokacijama. Važno je da svi događaji završe u jedinstvenoj evidenciji.

Da li treba tražiti pilot-projekat prije konačne odluke?

Da. Pilot na jednoj lokaciji ili grupi zaposlenih pokazuje kako sistem radi sa stvarnim smjenama, pravilima i uređajima. Prije početka treba definisati mjerljive ciljeve, kao što su broj ručnih korekcija i vrijeme pripreme podataka za obračun.

Kako Atendo pristupa izboru i uvođenju?

Atendo najprije preslikava postojeći proces: lokacije, smjene, metode prijave, pravila i odgovorne osobe. Zatim se bira pilot-lokacija ili grupa zaposlenih.

Tokom 30 dana mogu se mjeriti broj korekcija, vrijeme njihovog rješavanja, nepotpune prijave i vrijeme pripreme podataka za obračun. Ako je rezultat potvrđen, sistem se postepeno uvodi na ostale lokacije.

Atendo podržava mobilnu prijavu, QR, NFC, BLE, GPS i terminale. Uredne sesije prolaze bez intervencije, dok se definisana odstupanja izdvajaju u listu Zahtijeva provjeru. Sistem može da predloži HR slučaj, ali HR donosi odluku.

Ne birajte sistem samo prema spisku funkcija. Zakažite besplatnu Atendo procjenu i provjerite kako bi evidencija funkcionisala sa vašim zaposlenima, smjenama i lokacijama.